外出自粛とオンラインミーティングで気をつけること

東京都や隣接する近県では、週末の外出自粛要請が出ました。
平日もできるだけ自宅で仕事をしてもらいたいとも。
これに対してテレワーク、リモートワーク、オンラインワークといったものに拍車が掛かりだしているようです。
この記事では、オンラインミーティング初心者向け中心に書くことにしました。

テレワーク、特にオンラインミーティングを導入するにあたっては、ちょっと検索すれば、初心者向けのマニュアルがたくさんあります。
その中でも、【マニュアル】オンライン会議,授業運営・参加方法 [Zoom][ズーム] がもっとも初心者にもわかりやすいと思われるので、これを参考にしていけば良いでしょう。

一方で既にテレワークに取組んでいる企業の中でも、いくつか問題点も出ています。
簡単にいえば、これまで通勤時に行ってきたスィッチの切替がうまくできずにいるということです。

テレワーク初心者が陥りがちなこと

急に生活リズムが変わるため、昼夜が逆転しないまでも、半日ほどずれてしまっているという人がいます。
あるいは一日中、仕事をしている気分になれずにいるという人もいると聞きます。
さらにオンラインミーティング中に子供が部屋に乱入してきて、失笑をかったり、怒られたりもしたという話しも。
これらは勤め人からフリーランスに仕事が変わった人が最初に大抵経験することです。

私自身も一時はフリーランスの時期があったし、そういった経験は多少あります。
その経験からも、これらの「落とし穴」への対策を書いておきます。

結論から言えば、「平日に自宅で仕事をする人は、できるだけ職場環境を再現する」ということ。あくまでチーミングを意識しておくことが求めらます。

平日、自宅で仕事する人の職場環境をつくるには

可能な限り職場環境を再現するには、大きく分けて７つあります。

①できるだけ通常勤務と同じリズムで生活を続ける
あくまで通常勤務の日であることを忘れずに。
明日のオンラインミーティングは午後１時からだから・・・１１時ぐらいに起きれば十分といった考え方はしないようにすること。
そうしなければ、意図せず、どこかしら連休気分になってしまい、昼夜が逆転することもありますよ。意図していれば・・・いわずもがな。
特に個人作業で仕事が終えられる人は要注意。

②オンラインミーティングツールを繋ぎっぱなしにする
自宅で仕事ができるということは、そのまま周囲の目がなくなり、どこかしら気が緩むということに繋がりかねません。
自制心に自信がない人は、ZOOMやSkypeなどを繋ぎっぱなしにして、通常の勤務時間中は、常にお互いに見える状態にしておくことをお勧めします。
音声をOFFにしておけば、他者の雑音に悩まされることはないでしょう。
また画面をOFFにするのは休憩時や会議終了の時だけにするなどの工夫も必要でしょう。
ただしこれは、本当に自制できない場合に限ります。
必ずしもやるべきことではありません。
繋ぎっぱなしは通信トラフィックを占有することにもなり、他の利用者に迷惑がかかる可能性があります。
上記①さえできていれば、これはオンラインミーティング時のみで十分です。

③プライベートな部分は見えないようにする
ZOOMやSKYPEを使用するとしましょう。
カメラで捉えられる範囲は、限られているとはいえ、あくまでプライベートな空間。
普段から部屋の整理整頓・掃除を心がけている人でも、それが一部分であっても見られたくないということもあるでしょう。
ZOOMでは背景を壁紙的に変更できる機能があるし、SKYPEのでは強力なぼかし機能があるので、それらを使えば気にすることはなくなります。

④見られても良い顔でいる
これは、はっきりと映ることになる自分の顔のことです。
どうせパソコンだし、スマホだし、タブレットだしと侮ることなかれ。
解像度が低いカメラを使っていても、顔とその表情ははっきりわかります。
テレビに映っているぐらいだと思っていてちょうど良いぐらい。
通常の勤務中と考えれば、ヘアーセットや多少のメイクはするでしょう。
上記したリズムが崩れると、どこかしらお休みモードの気が抜けた顔になりがちなので、気をつけてください。
ちなみにバーチャルでメイクする方法としてPerfectCamというプラグインソフトもあります。女性にとっては優れものです。背景ぼかしや変更もできます。


⑤通常時通り、もしくはそれ以上に反応する
とかく初心者はカメラを意識してしまい表情が固くなってしまう傾向があります。
なかには写真を出しているのかと思えるほど、固まってしまう人もいます。
相手とのやりとりをしていることを忘れずに、通常以上に反応するようにしましょう。
うなづき・相槌は必ずしましょう。
多少大げさ気味でやると良いでしょう。

⑤おしゃべりの誘惑を断つようにする
オンライン状態であれば、使い方によっては他のメンバーと共有している画面とは別に任意のメンバーと会話ができます。つまり裏でコソコソ話しができるということです。
繋ぎっぱなしにしないであれば尚更のことです。
自宅にいると、仕事をしている感覚が薄くなりがちなので、つい会話が楽しくなってきて、その時間がついつい長くなってしまったりすることもあるでしょう。
ここは自制心が必要になってきます。

⑥子供のいる家庭であることはお互い様と心得ておく
子供とどうしても一緒にいることが余儀なくされる時は、メンバーにあらかじめ断りを入れておき、かつ自身でも可能な限りの工夫をしておくことも求められます。
無視をするわけにはいかないので、一時中断・一時中座があっても仕方ないことを他のメンバーも了承しておく必要もあるでしょう。
ZOOMやSkypeでは録音・録画機能があるので、これを活用して、中断・中座した間のものを確認するのも一つの手段として有効です。

⑦通勤時間分を何かに割り当てる。
テレワークになると、少なくとも通勤時間分が浮きます。
テレワークをうまくこなせている人の多くは、家族と過ごす時間にあて、敢えて仕事をしないようにしているようです。
普段より家族とのコミュニケーション量が増えることになるので、プラス面はあってもマイナスはないでしょう。

あくまで、平日はできるだけ通常勤務状態を保つ。これに尽きます。
また、オンラインとなるチームメンバー間で、お互い様の気持ちで取り組むこと。
そうであれば、大きな問題は発生しないでしょう。
問題があるとすれば通信や技術面といったところだと思います。

●週末・休日のやっておきたいこと

外出自粛要請中に、仕事関係のやり残し、研修の宿題がなければ、家族との時間に充てるのはもちろんでしょう。普段となんら変わりません。ただ外に出れないというだけです。
独身で単身住まいの人は、自分の仕事につながる勉強、考える時間に充てていき、少しでも自分を高めるようにする。
あるいは、ずっと「つんどく状態」であった書籍を読むのもお勧めです。

●不要不急の判断はどうするか？

簡単です。リスケができるかどうかで判断すれば良いでしょう。
リスケができないのであれば、それは「要」であり、やむを得ないということです。
相手とよく相談した上で決定してください。
「明日できることは今日しない」「それは今必要か？」と考えてみる事もアリでしょう。

テレワークを一旦導入した企業は、それで業務が回ることがわかってくると、新型コロナ騒動が収まっても、おそらくそのままの形態を続行するでしょう。
もともとそういう方向に社会が動き出していたわけだから、当然の成り行きです。
難しいのではなく、慣れの問題であるので、いい機会だと捉えて、確実にできるようにしてもらえればいいなと思う今日このごろです。