オンライン研修・会議へ出席する前に注意すること３つプラス１

オンライン研修を実施する側にしてみると、出席者のPC設定と接続操作のもたつきによってスタートが遅れることが度々ある。
知人のコンサルや研修講師に聞いても、大抵スタートは、５分～１０分程度は遅れるという。

➽➽オンライン研修・会議出席する前に注意すること３つ

リアルの研修や会議に出席する時は、少し余裕を持って会議室に行くのは常だろう。事前に配布されている資料も確認もしているだろうし、前回記録も確認しておくのも常に怠りなくやっているとして、それでもオンライン会議のスタートが遅れる。
なぜかを考えるまでもなく、それは慣れていないだけのことだ。
パソコン苦手という思い込みにも似た意識が邪魔をしているようにも思えるが、電話でできたことができないはずはなく、習慣的になっていないだけのことだ。

➽接続するまでの「もたつき」をなくそう

電話が鳴ると受話器を取る、あるいは受信アイコンをタップするだけで会話がスタートする。
オンライン会議だと、大抵、会議のURLが送られてくる。これをクリックもしくはタップすると接続される。
この時。事前にヘッドセットを装着するひと手間がある。どんなグループやどんなチームでも、ここでもたつく人が一定数いる。
ヘッドセットを装着する→URLをクリック（タップ）する→許可されるまで待つ。
これだけのことだが、もたつくとそれだけで時間をロスする。

➽映り具合を事前に確認しよう

接続できても、逆光になっていたり、部屋の電灯の真下にいたりすると、その表情は、ほとんど影になってしまっていて見えない。これはファシリテータ泣かせとなる。相手に表情を見えないということは、暗い印象しか与えず、体調がすぐれないのか？敢えて見せたくないのか？といろいろと余計なことまで考えてしまうので、気をつけよう。
接続前に映り具合を確認し、照明をあてるか、逆光にならない場所に移動し、自分の顔がしっかり映っているか確認しておく。

➽マイクチェックも事前に必ずやっておく

特にPCを共用している場合は、前回使用者が設定を変更している場合もあるので、要注意。人によってはヘッドセットを使わない場合もあれば、使う場合もある。PCの処理はヘッドセットのマイクとPC内部のマイクとWEBカメラのマイクのボリューム設定は別になっている場合もあるので、確認は必須。

研修や会議が始まる前に、確認しておき、その状態でミュートして、アクセスすれば良い。

少なくとも、参加するだけなら、以上の３つをしっかりやっていれば、会議のスタートでもたついて遅れることはない。

➽➽プラス１＝研修・会議開始までの手順を自分でやってみよう

大抵のオンライン会議アプリは、無料でも使える。
自分がミーティングを設定し、参加してもらいたい人に招待をしてみよう。
そうするとどれぐらいの手間がかかるかも理解できるだろうし、お互いのサポートもしやすくなるだろう。
ミーティングでなくても、短い時間でいいので、やってみよう。
接続するまでの流れを覚えてしまえば、後は応用だ。

わからないのはやってないからわからないだけだ。
やらない内からパソコン苦手と思い込んでいるだけだ。
電話を使うのと同じレベルで、ほぼ自動的に使えるようになるまで、自分発信で練習してみれば良いことだ。

慣れていない人は、この３つ+１から始めていけば良い。
そして以下も参考に、オンラインコミュニケーションのスキルを上げていこう。
●リアルとオンラインコミュニケーションの決定的な違いと対処
●続・リアルとオンラインコミュニケーションの決定的な違いと対処
●リモートワークのコミュニケーションを効果的にする方法